Last Updated on Desember 26, 2022 by Monika Tanaya
Software workflow yang baik dapat membantu tim Anda mempercepat kemajuan tugas dan proyek dan bahkan dapat menyertakan laporan analitik sekaligus untuk membantu Anda mengidentifikasi ketidakefisienan pekerjaan yang ada dalam proyek. Untuk membantu Anda dalam mencari software workflow, saya akan mengulas beberapa software yang memang difokuskan untuk mengatur alur kerja (workflow) dalam proyek. Langsung saja, berikut adalah pilihan workflow software terbaik untuk bisnis Anda!
1. Lucidchart
Lucidchart adalah software workflow dirancang untuk mengoptimalkan alur kerja tim dan meningkatkan produktivitas. Di dalam Lucidchart, user dapat memiliki tampilan tabel dan workflow diagram. Diagram sangat berguna karena memungkinkan untuk mengilustrasikan ide, informasi, atau proses dengan lebih efisien. Salah satu keuntungan menggunakan Lucidchart adalah kemudahan penggunaannya. Selain itu, user juga dapat memanfaatkan banyak fitur software ini, terlepas dari sektor aktivitas mereka. Selain itu, aplikasi ini menawarkan lebih dari 500 template di dalamnya agar Anda dapat menghemat waktu. Software ini juga memungkinkan usernya untuk membuat template sendiri dan menyesuaikannya.
Fitur: Lucidchart overview, Lucidscale, Integrations.
Harga: Tersedia versi gratis, versi berbayar mulai dari 7.95 USD per bulan.
2. Freshservice
Freshservice adalah aplikasi yang membantu mengotomatiskan alur kerja. Antarmukanya intuitif dan sederhana, tidak diperlukan pengetahuan TI khusus untuk memanfaatkan fitur perangkat lunak. Freshservice memungkinkan pengguna untuk mengotomatiskan tugas guna menghemat waktu yang berharga. Selain itu software juga menjadi platform dengan fitur pencatatan informasi dan data. Alat ini tersedia di perangkat iOS dan Android, sehingga pengguna dapat menggunakannya dan mengaksesnya dari mana saja. Selain itu, Freshservice memiliki customer service yang responsif untuk membantu pengguna menggunakan software ini.
Fitur: ITIL, Service Desk Software, Incident Management, Asset Management, Problem Management, Change Management, Alert Management, Project Management, SaaS Management, Release Management, Service Catalog, CMDB.
Harga: Tersedia coba gratid, versi berbayar mulai dari 19 USD per user per bulan.
3. Nintex
Nintex adalah solusi otomatisasi dan manajemen alur kerja yang efisien. Software workflow ini memungkinkan pembuatan formulir, pemetaan proses visual, workflow diagram dan grafik yang dapat disesuaikan oleh usernya. Selain itu, Nintex merupakan perangkat lunak yang dapat digunakan di berbagai sektor industri dan komersial. Di bidang sumber daya manusia, aplikasi menawarkan solusi otomatis mulai dari perekrutan hingga pembuatan formulir. Berkat software praktis ini, digitalisasi menjadi lebih mudah diakses dan lebih dioptimalkan. Selain itu, Nintex menyertakan banyak fitur canggih yang lagi-lagi bisa menghemat waktu berharga dan meningkatkan produktivitas.
Fitur: Process Discovery, Process Manager, Process Collaboration, Digital Forms, Mobile Apps, Automation Cloud, Automation On-Prem, Robotic Process Automation, DocGen for SalesForce, eSign, Analytics, Connectors
Harga: Tersedia coba gratis, versi berbayar mulai dari 25.000 USD per tahun.
4. Kissflow
Kissflow adalah software workflow yang digunakan untuk mengelola dan menindaklanjuti proyek atau pekerjaan. Dengan bantuan platform ini, mendesain daftar tugas menjadi lebih sederhana. User dapat membuat berbagai macam penyesuaian jika diperlukan. Berkat software ini juga, pengguna dapat membuat workflow diagram ilustrasi serta grafik secara terperinci. Selain itu, Kissflow menawarkan kemungkinan untuk merancang dasbor dan laporan yang dapat diperlukan bagi kepentingan proyek. Selain itu, platform ini mempromosikan kolaborasi, kerja sama tim, dan kerja jarak jauh berkat kemampuan fiturnya.
Fitur: App builder, Boards, Process builder, Form builder, Reporting & Analytics, Collaboration, Integrations, external portals, Governance.
Harga: Versi berbayar mulai dari 1.500 USD per bulan.
5. ProcessMaker
ProcessMaker adalah platform yang didedikasikan untuk otomatisasi workflow atau alur kerja otomatis. Proses otomatisnya terbukti sangat praktis karena memungkinkan Anda menghilangkan tugas manual, sehingga menghemat waktu untuk melakukan tugas lainnya. Dengan memiliki software ini pengguna dapat dengan mudah mendesain formulir daftar tugas yang menarik. Selain itu form-nya juga dapat digunakan untuk menyimpan data dan menampilkan informasi. Salah satu kelebihan ProcessMaker adalah softwarenya tidak memerlukan skill coding, karena antarmukanya sudah cukup intuitif. Selain itu, software ini memberikan solusi untuk memindai dokumen kertas jadi tidak perlu ada laporan yang di print kertas langsung.
Fitur: Low Code BPA Platform, Banking, Higher Education, ProcessMaker IDP, White Label.
Harga: Versi berbayar mulai dari 1.475 USD per bulan.
6. Automate.io
Automate.io adalah solusi untuk mendigitalkan dan mengotomatiskan alur kerja atau workflow automation. Pengguna memiliki pilihan antara membuat alur kerja otomatis satu per satu atau menyinkronkan data antara dua aplikasi. Berkat perangkat lunak ini, lebih mudah untuk membuat visual yang menarik dengan banyak penyesuaian. Selain itu, penggunaan Automate.io tidak memerlukan kemampuan TI yang terlalu teknis, antarmukanya cukup intuitif untuk memandu pengguna. Selain itu, softwarenya menyertakan banyak fitur canggih seperti pemformatan data, menambahkan penundaan dalam alur kerja, dan banyak opsi lainnya.
Fitur: Wikis, Project, Docs, Notion AI.
Harga: Tersedia versi gratis, versi berbayar mulai dari 8 USD per user per bulan.
7. Integrify
Integrify adalah workflow software praktis yang dapat memfasilitasi proyek dan berbagai tugas pekerjaan yang dilakukan dari jarak jauh. Aplikasi ini menawarkan antarmuka (interface) yang intuitif dan sederhana bagi pengalaman user yang baik. Pengguna juga memiliki kemampuan untuk membuat dasbor khusus di dalam software workflow ini. Selain itu, Integrify memiliki fitur yang memungkinkan Anda menugaskan anggota tim atau user lainnya dalam platform. User juga memiliki izin untuk mengakses dokumen yang dibagikan dalam Integrify jika admin sudah memberikan akses dalam tim. Untuk menawarkan visual yang lebih menarik, user dapat menambahkan ikon dan grafik ke alur kerja mereka. Selain itu, layout workflow dan gaya penyajian alur kerja dapat disesuaikan menurut preferensi user.
Fitur: Process Builder, Form Designer, Service Portal, Reporting, Integration.
Harga: Versi berbayar mulai dari 875 USD per bulan.
8. Flokzu
Flokzu adalah aplikasi untuk mengotomatiskan alur kerja dalam tim. Dengan software ini, akan lebih mudah untuk membuat workflow pekerjaan atau model alur kerja yang bertujuan untuk menghemat waktu. Baik itu tugas dalam proyek, deadline, tabel atau dalam bentuk grafik, Flokzu mendukung semua fitur ini. Selain itu, platform ini memiliki generator untuk membuat formulir dengan mudah. Formulir yang dibuat mencakup beberapa kategori dan opsi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan user. Flokzu tidak hanya memiliki fungsi sebagai daftar tugas proyek, tetapi juga memiliki fitur opsi untuk menugaskan daftar tugas untuk diberikan kepada anggota tim lainnya.
Fitur: Custom reports, Databases, Dynamic visibility, Integrations, Email notifications, Sandbox & Versions, Substitutions, Timers, External participants, Issue Monitor, Teams.
Harga: Versi berbayar mulai dari 17 USD per user per bulan.
9. Heflo
Heflo adalah salah satu software workflow untuk para profesional. Perangkat lunak ini menawarkan kemungkinan kepada pengguna untuk merancang diagram ilustrasi dan tentu saja otentik. Selain itu, diagram alur kerja (workflow diagram) yang dibuat dapat disimpan di cloud, sehingga alur kerja dapat diakses kapan saja dengan koneksi internet oleh para user atau pengguna lainnya. Selain itu, dokumen yang dibuat di Heflo dapat dibagikan dan diubah oleh anggota tim lainnya. Agar proses alur kerja menjadi lebih optimal, pengguna dapat menentukan alur proses dan memberikan tanggung jawab kepada user lain yang menjadi anggota tim dalam proyek. Lewat Heflo, Anda juga dapati mengedit formulir dan menetapkan deadline untuk setiap tugas proyek.
Fitur: Modeling and documentation, Control and automation.
Harga: Tersedia versi gratis, versi berbayar dapat menghubungi Heflo.
10. Orchestly
Orchestly adalah platform yang memungkinkan pengelolaan alur kerja yang tidak memerlukan skil coding. Software ini terbukti sangat praktis, bahkan pengguna dapat menggunakan software secara khusus untuk mengatur perjalanan bisnis, untuk mengelola pembayaran atau untuk mempublikasikan konten. Berkat Orchestly, pengguna memiliki kemampuan untuk mendistribusikan tugas di antara anggota tim. Selain itu, platform ini menawarkan banyak fitur untuk membuat laporan dan grafik yang dinamis dan dapat disesuaikan. Orchestly terbukti menjadi alat workflow automation yang optimal karena mempromosikan fungsi software kolaborasi dan meningkatkan produktivitas secara signifikan.
Fitur: Centralization & Visibility, Process Compliance, Workflow-Centric Collaboration, Process Automation, Reports and Dashboards, Process Mapping, Process Extensibility, Designed for Enterprise.
Harga: Tersedia versi gratis, versi berbayar mulai dari 8 USD per user per bulan.
Definisi Workflow
Workflow atau alur sebuah pekerjaan merupakan urutan tugas-tugas yang memiliki proses dan data. Alur kerja ini terjadi untuk semua jenis pekerjaan mulai dari bisnis dan industri tanpa adanya spesifik kategori pekerjaan. Setiap kali data atau tugas yang diteruskan antara manusia dan sistem, maka alur kerja pun terbentuk. Adanya komponen ini membuat jalur kerja yang menggambarkan bagaimana sesuatu akan berubah dari belum selesai menjadi selesai, atau sesuatu yang mentah menjadi sesuatu yang sedang diproses.
Workflow juga dapat berarti lain yaitu workflow bisa berupa aplikasi yang dapat digunakan untuk memudahkan proses sebuah pekerjaan secara otomatis. Dengan demikian seluruh operasional perusahaan pun dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu tanpa adanya hambatan.
Jenis Workflow
Workflow atau alur kerja ini berlaku untuk semua departemen pada perusahaan. Pada umumnya workflow diperuntukan untuk departemen produksi tapi sekarang semua memiliki workflownya sendiri. Yang perlu diketahui bahwa beberapa departemen mengharuskan adanya alur kerja yang terstruktur namun diantaranya dibebaskan untuk bekerja sesuai dengan kreatifitas yang ada. Alur kerja yang seperti itu biasanya diperuntukan untuk departemen pemasaran atau marketing yang memang diharuskan untuk mengikuti tren dan perkembangan jaman.
Berikut ada tiga jenis alur kerja yang utama yang bisa digunakan untuk kedepannya:
1. Process workflow
Proses workflow atau alur kerja merupakan rangakaian dari tugas-tugas yang selalu ada atau akan dilakukan berulang kali untuk menunjang operasional. Ini mengartikan bahwa sebelum memulai pekerjaan, kita harus tahu apa yang harus dikerjakan diawal dan langkah apa selanjutnya setelahnya hingga mencapai tujuan pekerjaan tersebut.
2. Case workflow
Case workflow ini muncul disaat adanya sebuah kasus yang muncul dengan kondisi tertentu. Sehingga bisa dibilang untuk menyelesaikannya tidak memiliki cara yang spesifik. Anda bisa menyelesaikan arus kerja ini jika Anda sudah mengetahui dan menyelidiki inti permasalahan dan mencari solusi untuk mengatasinya.
Contohnya apabila Anda dalam penyusunan strategi pemasaran, dan Anda baru saja mengetahui langkah yang harus dilakukan setelah mengetahui akar permasalahannya dan mengevaluasi strategi pemasaran Anda yang sebelumnya gagal atau tidak maksimal.
3. Project workflow
Dalam sebuah pekerjaan banyak proyek yang harus dikerjakan dan tentu saja ada alur kerja yang harus diikut untuk menyelesaikan proyek tersebut. Namun tipe ini lebih fleksible dibandingkan dengan proses workflow. Pada proyek workflow ini Anda bisa berinovasi atau melakukan hal-hal diluar rencana.
Manfaat Workflow Dalam Dunia Bisnis
Alur kerja memiliki peran yang cukup penting untuk operasional sebuah perusahaan. Selain memberitahu apa saja yang yang harus dilakukan dan tanggung jawab masing-masing dari karyawan mengenai sistem alur kerja yang memiliki manfaat, yaitu:
1. Distribusi yang mudah dilakukan
Alur kerja yang memiliki sistem dan tertata akan memudahkan sistem dan akan memudahkan semua departemen untuk mendistribusikan hasilnya. Dengan demikian proses dapat berjalan dengan otomatis apabila sudah terbiasa. Jika sudah didistribusikan dengan lancar maka seluruh otoritas pekerjaan bisa selesai dengan cepat dan praktis.
2. Dokumen ditangani dengan cepat
Dengan adanya sistem alur kerja untuk mengatur setiap alur maka untuk mendistribusikan dokumen pun akan menjadi lebih mudah dan memiliki catatan. Jika dilakukan dengan tepat maka penanganan sebuah dokumen dapat dilakukan dengan cara yang lebih efektif dan mudah untuk diselesaikan.
3. Persetujuan bisa dilakukan di mana pun dan kapan pun
Agreement atau sebuah persetujuan bisa di lakukan di mana pun dan kapan pun dengan sistem workflow yang sudah tersistem dengan baik. Ada beberapa aplikasi workflow yang dapat membantu Anda meski tidak sedang berada pada meja kerja Anda. Hal ini bisa di akses selama perangkat Anda sudah terhubung dengan internet.
Cara membuat Workflow
Membuat sebuah workflow yang efektif tidaklah sulit asalkan kamu bisa teliti dan menyiapkannya dengan matang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau industri yang Anda geluti. Berikut cara membuat alur kerja atau workflow yang praktis.
Mulai Brainstorming
Menyusun alur kerja itu harus mengingat tujuan agar semuanya bisa dilakukan dengan sangat efisien. Anda bisa mulai membagikan ide atau menyelaraskan pendapat Anda dengan teman-teman di divisi atau tim Anda. Hal ini dilakukan untuk memberikan bantuan agar aoa yang diinginkan tercapai bersama tanpa dan kebingungan nantinya. Setelah menggabungkan semua alu, Anda bisa memeriksa kembali apakah alur tersebut dapat lebih fleksible atau tidak.
Kenali Kekurangannya
Pada saat Anda membuat sebuah alur kerja atau workflow ini Anda harus tahu apa kekurangan dari alur kerja yang sudah dibuat. Mencari alur yang dimana sebuah pekerjaan akan sedikit terhambat dan memprediksinya diawal. Anda harus mencoba mencari alur lain yang sekiranya akan mengurangi waktu Anda. Selain itu Anda bisa mengkaji ulang alur yang sudah ada, apakah dari alur-alur tersebut bisa diubah urutannya untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.
Tentukan Tanggung Jawab
Dalam membuat workflow atau alur kerja ini, kita harus memilih seseorang tersebut dengan posisi atau tanggung jawabnya. Tegaskan kembali apa yang harus dilakukan dan apa yang menjadi tanggung jawabnya. Ini sangat penting karena pada saat ada proyek tidak akan bingung dalam membagi tugas.
Nilai dan Ubah
A/B testing untuk workflow yang Anda buat bisa dilakukan. Coba beberapa kali alur yang sudah dibuat dan evaluasi dan identifikasi alur yang mempercepat dan memperlambat pekerjaan Anda. Setelah rencana kerja dilakukan, pastikan pekerjaan tersebut sudah dikelola dengan baik dan apabila belum memenuhi alur tersebut maka bisa dilakukan perubahan. Alur kerja yang dibuat dengan penuh kematangan akan berjalan dengan baik dan akan membuat perubahan positif untuk jangka panjang.
Tips Meningkatkan Efisiensi Workflow
Banyak yang menginginkan alur kerja mereka efisien dan produktif, simak tips yang bisa membantu kamu dalam membuat workflow menjadi lebih efisien.
Maksimalkan Pengelolaan Workflow
Apa bila Anda merasa dengan adanya workflow saja tidak cukup maka segera evaluasi dan cermati masalahnya. Ubah jika hal tersebut dapat dirasa meningkatkan produktivitas.
Manfaatkan Penggunaan Teknologi
Menggunakan teknologi saat ini menjadi salah satu cara ynag efisiensi untuk memudahkan pekerjaan. Dengan memiliki sistem komunikasi yang dapat terhubung satu dengan yang lain dengan baik dan semua dapat informasi yang update dari pekerjaan maka mereka akan menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan cepat dan tepat.
Pastikan Semua Mengetahui Workflow
Anda dan tim penting untuk mengetahui alue kerja satu sama lain. Bila terjadi kesulitan bisa langsung ditanyakan agar tidak menghambat pekerjaan Anda yang akan datang. Semua harus dipastikan untuk mengetahui aturan dan alur kerja agar tidak saling mengganggu satu sama lain.
Demikian 10 software workflow untuk mengotomatiskan alur kerja dalam tim. Jika Anda membutuhkan alternatif projek management software terbaik untuk efektivitas kerja sama tim, Anda bisa cek di sini. Jika Anda memiliki rekomendasi software workflow lainnya , coba bagikan di kolom komentar dengan saya untuk diulas. Terima kasih dan salam sukses!
TERIMA KASIH ATAS DUKUNGAN ANDA! 🙏 Saya sangat senang bisa menyempatkan waktu di tengah kesibukan yang padat untuk membuat tutorial dan konten tentang digital marketing dan SEO—waktu yang sejujurnya sangat sulit saya temukan.
Membuat konten seperti ini seringkali tidak memungkinkan saya untuk menautkan ke afiliasi atau memonetisasinya jadi akan sangat berarti bagi saya dan Tim jika Anda bisa meninggalkan komentar di postingan saya sebagai respon terhadap artikel ini.
Alternatif lainnya, Anda dapat memberikan review bintang lima ⭐⭐⭐⭐⭐ untuk halaman Google Bisnisku Marketing Online Indonesia.
Sekali lagi, terima kasih banyak atas dukungannya, dan saya berharap semua bisnis yang Anda jalankan saat ini berjalan dengan baik dan dalam penyertaan yang Maha Kuasa. Salam sukses untuk Anda semua!
About The Author
Apakah bisa dibantu untuk subscription automateio?
Hi Kak Danang,
Untuk mendaftarkan diri, kakak bisa langsung sign up di website mereka ya Kak 😀
Semoga sukses!
This is an interesting list of workflow software options for businesses in 2023. It’s great to see the variety of tools available and how they can help streamline processes and increase productivity.