Last Updated on Maret 8, 2023 by Monika Tanaya
Mengerjakan sebuah proyek dari awal hingga selesai tidaklah mudah jika Anda tidak memiliki list tugas dan waktu yang tidak jelas. Ketika Anda mengalami stress saat melakukan perencanaan proyek, sebaiknya Anda duduk sejenak dan mempertimbangkan penggunaan software project management untuk membantu tugas Anda.
Para penyedia jasa software manajemen proyek ini bisa dibilang hero karena teknologi aplikasinya benar-benar mempermudah tugas project manager dalam bisnis. Software manajemen proyek yang baik memiliki fungsi membuat perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan kemajuan proyek menjadi sangat mudah. Karena software ini, semua catatat tugas dan aktivitas serta proses proyek menjadi sangat transparan karena setiap user atau penggunanya dapat melihat siapa yang mengerjakan tugas dan kapan tugas itu dikerjakan.
Masalah yang paling sering ditemukan di dunia kerja adalah masalah kerja sama tim dan bagaimana seorang manager atau biasanya project manager mengkoordinasi timnya dengan baik. Masalahnya biasanya begini, seorang project manager berlangganan software untuk membantu kerja sama tim, akan tetapi tak jarang tim kerja tidak menggunakan software ini meskipun software sudah dibayar biaya langganannya. Pada kenyataannya, saya juga pernah melakukannya. Project management tool-nya sudah ada, tapi saya tidak menggunakannya.
Sebenarnya bagaimana sih cara mengatasi hal seperti ini dan menentukan software project management yang cocok untuk bisnis Anda?
Saat ini memang banyak sekali software project management yang ditawarkan secara gratis dengan fitur yang sudah canggih. Dengan ribuan tool yang ada di pasaran, bisa jadi sulit menemukan yang tepat untuk tim Anda. Saya telah mengembangkan enam langkah yang menjamin tim Anda menemukan project management tool terbaik. Yuk, kita bahas 6 langkah utama yang dapat Anda lakukan sebelum memilih project management tool terbaik.
1. Disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah bertanya pada diri sendiri apakah kebutuhan bisnis Anda dan apa masalah yang Anda alami saat ini. Software yang Anda pilih harus memenuhi kebutuhan bisnis Anda untuk bergerak maju dan berproses. Penting untuk menemukan simbiosis antara software dan kebutuhan bisnis Anda sehingga software pun bisa menjadi solusi efektif untuk Anda.
Proyek yang sangat kompleks dengan jumlah kolaborator tinggi yang ditugaskan untuk proyek tidak akan memerlukan perangkat lunak yang sama dengan proyek yang lebih kecil. Dengan langkah ini Anda sendiri pun dapat membedakan software mana yang cocok untuk digunakan. Karena pada dasarnya software project management ini dipasarkan sesuai targetnya. Apakah Anda bisnis kecil yang hanya membutuhkan tools ini untuk 3-5 orang atau Anda adalah bisnis besar yang memiliki banyak sekali user dengan banyak proyek di dalamnya sehingga membutuhkan fitur yang lebih kompleks lagi.
2. Cek fitur dan fungsinya
Software manajemen proyek harusnya menawarkan fitur yang fungsinya dapat memudahkan Anda menjalankan tugas Anda. Mengkoordinasikan tugas adalah kegiatan yang sangat penting, karena biasanya proyek terdiri dari beberapa tugas yang harus dilakukan. Beberapa project management tool akan menawarkan fitur yang lebih menarik untuk penjadwalan tugas. Rincian tugas, jadwal deadline dan penanggung jawab tugas adalah semua elemen yang harus diperhitungkan. Biasanya software project management juga menawarkan penambahan fitur lainnya yang dapat dipersonalisasi sesuai kebutuhan bisnis Anda.
3. Pilih Saas atau lokal
Jika menyangkut software, biasanya Anda harus memutuskan apakah Anda mau berlangganan dengan mode SaaS (Software as a Service) atau mode lokal. Apa perbedaannya? Perbedaannya ada pada aksesibilitas. Biasanya ketika bisnis Anda memilih SaaS, segala informasi akan disimpan di server lain (bukan server perusahaan). Dengan metode SaaS ini, Anda dan user lain dapat mengakses informasi jika ada akses internet. Di sisi lain, untuk mode lokal, informasi Anda akan di-hosting di server perusahaan. Perlu juga dicatat bahwa sangat dimungkinkan untuk memiliki kedua versi.
4. Lakukan tes terlebih dulu
Mencoba fitur software project management adalah langkah yang seharusnya diambil terlebih dahulu sebelum Anda benar-benar berlangganan. Banyak project management tool yang memberikan masa uji coba gratis. Lewat masa percobaan gratis ini, Anda memiliki kesempatan untuk menguji fungsionalitasnya. Jangan hanya coba satu alat, cobalah beberapa untuk melihat tools mana yang nyaman sistemnya dengan Anda.
Saat Anda mencoba beberapa alat, ada baiknya ikut sertakan tim Anda untuk mengecek fitur software tersebut. Dan perlu ditekankan, tidak cukup hanya dengan mengetes software 5 menit saja. Gunakan software tersebut untuk menyelesaikan proyek bisnis Anda untuk melihat fungsi fiturnya dalam membantu kinerja tim Anda serta melihat kelebihan dan kelemahan fitur.
5. Dapatkan feedback dari tim Anda
Setelah Anda menyelesaikan masa uji coba, sekarang saatnya untuk mengumpulkan umpan balik dengan menjangkau semua anggota tim Anda yang turut membantu Anda mengetes software project management. Berikut ini beberapa pertanyaan yang bisa Anda tanyakan:
- Apakah project management tool ini membuat alur kerja proyek lebih efisien bagi mereka?
- Berapa lama waktu yang mereka habiskan untuk mengupdate proses kerja proyek dengan menggunakan software tersebut?
- Apa yang paling mereka suka saar menggunakan software project management tersebut?
- Berapa lama waktu yang mereka butuhkan untuk beradaptasi dengan interface software tersebut?
- Apakah mereka merekomendasikan software ini?
- Apakah software ini cocok menjadi solusi untuk manajemen proyek Anda?
Penting juga untuk memilih software manajemen proyek yang dapat berintegrasi dengan penyedia jasa pihak ketiga (third party) untuk mencegah tim Anda melakukan pekerjaan rangkap karena software tidak bisa diintegrasikan.
6. Evaluasi biaya
Hal penting yang harus Anda cek adalah harga biaya berlangganan software ini. Memang banyak yang menawarkan biaya berlangganan gratis, akan tetapi jika Anda membutuhkan storage yang besar atau fitur yang lebih kompleks yang mengharuskan Anda membayar biaya berlangganannya. Jika Anda dapat melihat penghematan jangka panjang dengan menggunakan software project management ini, maka Anda telah menemukan software yang tepat untuk bisnis Anda.
Selain biaya, Anda juga harus mempertimbangkan metode pembayaran apa yang paling baik. Apakah Anda lebih suka berlangganan bulanan atau satu tahun penuh? Apakah Anda ingin mencobanya dalam waktu 3 bulan terlebih dahulu lalu mengevaluasi kembali? Kebijakan ini harusnya diputuskan secara matang karena akan berdampak pada bisnis Anda.
7. Implementasi
Jika Anda telah menentukan software project management yang paling baik untuk bisnis Anda, tahap implementasi menjadi sangat penting. Anda perlu ingat bahwa tidak semua orang dapat beradaptasi dengan cepat. Generasi muda mungkin akan cepat beradaptasi dengan interface software, akan tetapi generasi yang lebih tua akan membutuhkan waktu dalam mengadopsi dan beradaptasi dengan software project management ini. Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan untuk proses implementasi :
- Timeline
Kapan Anda akan mengikutsertakan anggota tim atau tim lain di departemen yang berbeda? Apakah Anda ingin mengikutsertakan tim secara bertahap atau sekaligus? - Pelatihan (training)
Tentu saja Anda perlu menyediakan pelatihan untuk setiap anggota tentang bagaimana menggunakan software project management ini secara efektif. Selain menyiapkan modul pelatihan penggunaan software, hendaknya menunjuk representatif yang dapat menjadi pelatih atau trainer yang bertanggung jawab melatih seluruh anggota tim dari berbagai departemen di satu perusahaan. - Integrasi
Anda perlu mengintegrasikan software project management dengan aplikasi pihak ketiga lainnya (jika ada) dan lebih baik dilakukan sebelum memperkenalkan software secara menyeluruh untuk semua anggota tim. Tunjuk satu representatif untuk menjadi penanggung jawab penuh proses integrasi software dengan aplikasi lainnya yang penting.
Bagaimana? Apakah sekarang Anda sudah siap untuk mencari software project management terbaik dan cocok untuk bisnis Anda? Menurut Anda, apakah ada langkah penting lainnya yang harus dilakukan sebelum berlangganan? Jangan ragu untuk memberi pendapat Anda di kolom komentar kami. Salam sukses!
TERIMA KASIH ATAS DUKUNGAN ANDA! 🙏 Saya sangat senang bisa menyempatkan waktu di tengah kesibukan yang padat untuk membuat tutorial dan konten tentang digital marketing dan SEO—waktu yang sejujurnya sangat sulit saya temukan.
Membuat konten seperti ini seringkali tidak memungkinkan saya untuk menautkan ke afiliasi atau memonetisasinya jadi akan sangat berarti bagi saya dan Tim jika Anda bisa meninggalkan komentar di postingan saya sebagai respon terhadap artikel ini.
Alternatif lainnya, Anda dapat memberikan review bintang lima ⭐⭐⭐⭐⭐ untuk halaman Google Bisnisku Marketing Online Indonesia.
Sekali lagi, terima kasih banyak atas dukungannya, dan saya berharap semua bisnis yang Anda jalankan saat ini berjalan dengan baik dan dalam penyertaan yang Maha Kuasa. Salam sukses untuk Anda semua!
About The Author
