Panduan Lengkap Manajemen Proyek (Project Management Guide)

Panduan lengkap tahapan manajemen proyek

Selamat datang di panduan lengkap untuk manajemen proyek, di mana Anda akan menemukan semua yang Anda butuhkan untuk mempersiapkan, mengoordinasikan, dan menggabungkan strategi manajemen proyek yang akan membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Berikut ini adalah daftar apa yang dapat Anda temukan di panduan kami:

Apa itu Project Management / Manajemen Proyek?

Pertama-tama, sebelum kita membahas secara spesifik, mari kita definisikan terlebih dahulu pengertian manajemen proyek (project management) bagi Anda yang tidak terbiasa dengan konsep tersebut. Sederhananya, manajemen proyek adalah metode di mana para profesional mengembangkan strategi dan mematuhinya untuk mencapai misi.

Manajemen proyek bertujuan membantu menciptakan tujuan proyek untuk mencapai dan mempercepat proyek dengan skala waktu dan anggaran sedemikian rupa sehingga kriteria kinerja dapat dipenuhi tepat waktu dengan mengintegrasikan keahlian dan pengalaman dengan metode yang telah ditetapkan.

Seperti yang Anda ketahui, manajemen proyek memerlukan unsur kolaborasi di antara banyak orang dengan berbagai keahlian, terutama yang terlibat dalam bisnis dan manajemen sumber daya manusia.

Daftar Project Management Software Terbaik

Karena setiap pengerjaan proyek membutuhkan kehadiran software project management untuk menjaga semua bagian yang bergerak sejalan, keterampilan teknis seringkali diperlukan. Secara alami, jika proyek berada di sektor industri yang sangat tergantung dengan teknologi (technological-heavy industry), ketergantungan pada mereka yang memiliki keahlian teknis akan jauh lebih besar.

Berikut ini adalah beberapa hal yang akan Anda dapatkan dari kegiatan manajemen proyek:  

  • Mengidentifikasi proyek dan menghitung biaya, waktu, dan spesifikasi yang diperlukan.
  • Menyusun kasus dalam bisnis untuk mengevaluasi investasi, yang akan disetujui atau ditolak.
  • Merancang dan melaksanakan pendekatan manajemen proyek.
  • Menginspirasi dan memandu tim kerja.
  • Akan ada potensi ancaman terhadap proyek Anda yang harus diatasi. Ketahuilah bahwa tidak ada strategi yang bertahan dari kontak awal, jadi bersiaplah untuk selalu bisa membuat penyesuaian jika diperlukan.
  • Memantau kemajuan proyek dan bandingkan dengan durasi rencana dan jumlah biaya yang dialokasikan untuk hal tersebut..
  • Jika Anda memiliki mitra kerja, tetaplah membuka saluran kontak secara langsung.
  • Setelah proyek sudah selesai dengan sukses, Anda harus menyelesaikan segala hal mengenai pekerjaan dan menutup proyek. Jika tidak, Anda harus melacak proyek dan memutuskan apakah akan memperpanjang atau mengurangi kerugian Anda.

Apa Pentingnya Project Management / Manajemen Proyek?

Project management atau manajemen proyek sangat penting bagi kita yang tidak ingin membuang waktu atau sumber daya dengan sia-sia begitu saja.

Proyek tanpa rencana yang jelas kemungkinan besar akan gagal. Dan jika Anda berhasil dengan melakukan persiapan minimalis, Anda akan menginvestasikan lebih banyak waktu dan uang jika dibandingkan dengan membuat rencana manajemen proyek secara menyeluruh sebelumnya.

Berikut adalah tiga hal utama yang akan disimpan sebagai hasil dari rencana manajemen proyek:

  • Waktu – Dengan cara mengatur jadwal dan menetapkan tenggat waktu (deadline) proyek.
  • Biaya – Dengan menekan biaya dan menghentikan aktivitas setelah lewat masa deadline.
  • Kualitas- Dengan memastikan tingkat kerja yang sama dengan jumlah waktu dan sumber daya yang tersedia untuk proyek Anda. Misalnya jangan sampai 2 staf dengan kompensasi yang sama, dan job desk yang sama, namun memiliki load pekerjaan yang jauh berbeda.

Tahapan Manajemen Proyek ( Project Management Life Cycle)

Sebuah rencana manajemen proyek adalah usaha jangka panjang yang melewati beberapa tahap sebelum membuahkan hasil. Seluruh prosedur manajemen proyek dapat dibagi menjadi empat tahap, masing-masing dengan pertimbangannya sendiri-sendiri. Berikut ini adalah 4 tahap project management life-cycle.

1. Tahap Inisiasi

Proses inisiasi rencana manajemen proyek adalah dimana Anda mendapatkan sebuah ide, menyempurnakannya, dan mulai merencanakan bagaimana Anda dan tim akan mencapai hasil akhir yang diinginkan.

Sekarang, sebelum Anda membuka dokumen Word atau spreadsheet Excel, ada baiknya untuk mencari alat yang digunakan manajer proyek nyata, seperti project charter atau piagam proyek. Piagam Proyek dapat memberikan gambaran besar tentang proyek dan sering kali berfungsi ganda sebagai kasus bisnis. Piagam Proyek (project charter) adalah piagam yang mengatur dan mendokumentasikan kebutuhan proyek dan hasil yang diharapkan.

Sumber daya ini membantu memberikan dasar untuk mendasarkan keputusan proyek dan memastikannya sejalan dengan tujuan perusahaan. Dengan demikian, piagam proyek harus mencakup metrik keberhasilan, cara menyelesaikan proyek, key player (anggota tim kerja), dan tujuan. Sangat penting untuk bekerja dengan anggota tim untuk membantu menentukan atribut ini sebelum memulai. Anda dan tim kerja bisa membuat piagam proyek ini dari awal, atau mencari template piagam proyek secara online.

Ada tiga hal yang harus Anda lakukan selama tahap inisiasi, yaitu:

  • Kumpulkan dan siapkanlah dokumen yang terkait dengan proyek. 

Jumlah dokumen yang perlu dipersiapkan dalam pengerjaan proyek biasanya akan sangat banyak, jadi memiliki kemampuan untuk mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut adalah hal yang  penting. Anda juga dapat menggunakan software project management untuk membantu Anda dan tim melakukan hal ini.

  • Bentuk komunitas orang-orang yang kompeten

Anggota tim kerja dalam proyek Anda harus memiliki keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan rencana proyek, jadi mereka harus dipilih dengan cermat. Anda harus eksplisit dalam deskripsi pekerjaan dan apa peran mereka terkait proyek untuk menarik kandidat yang tepat.

  • Infrastruktur yang diperlukan

Setelah Anda mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dan membentuk sebuah tim, Anda akan membutuhkan sebuah kantor untuk beroprasi. Anda mungkin akan memerlukan lokasi fisik tempat manajer proyek dan anggota tim lainnya akan bertemu dan menyusun strategi tentang pendekatan proyek.

Tim yang lebih besar secara alami membutuhkan ruangan yang lebih besar dan lebih banyak peralatan untuk digunakan oleh tim, jadi fasilitas harus cukup untuk menampung tim.

Jika tim beroprasi secara remotely dan online, sediakan pula fasilitas-fasilitas software, akses internet dan device yang mungkin dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.

2. Tahap Perencanaan

Setelah Anda menyelesaikan secara spesifik tahap inisiasi, kini saatnya Anda memulai rencana proyek. Di tahap perencanaan ini adalah tempat perencanaan yang sebenarnya dibuat antara Anda dan anggota tim kerja. Dalam tahap perencanaan ini, akan lebih baik dikerjakan dengan membagi proses menjadi beberapa bagian yang dapat diatur.

Setelah Anda menyelesaikan tahap perencanaan proyek Anda, prediksi berapa lama masing-masing segmen ini akan berlangsung, Dan sudah menjadi tugas Anda dan tim untuk memberikan estimasi berapa lama keseluruhan proyek akan berlangsung.

Penggunaan Gantt Chart adalah salah satu cara yang cukup baik  untuk memetakan setiap tugas dan prosedur sekaligus membuat roadmap yang mudah dibaca untuk seluruh proyek Anda. Anda akan melihat semua yang perlu dilakukan dan bagaimana setiap pekerjaan berjalan untuk anggota tim lainnya.

Dalam tahap perencanaan, sebaiknya lakukan lima hal berikut:

  • Buat daftar aktivitas yang harus dilakukan.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, di sinilah Anda memecah proyek menjadi serangkaian tugas (task). Model rincian pekerjaan dapat digunakan dalam kombinasi dengan Gantt chart dan diintegrasikan ke dalam pendekatan manajemen proyek.

 Diagram ini membantu dalam memvisualisasikan proses dan menyoroti tempat di mana Anda mungkin telah melewatkan sesuatu.Bagan Gantt ini sangat umum di kalangan profesional industri.

Setelah Anda menentukan apa yang perlu dilakukan menggunakan struktur rincian kerja, Anda akan ingin menggunakan peta Gantt untuk merencanakannya. Dengan Gantt map, Anda dapat melihat dengan tepat di mana Anda berada dalam proses dengan menggabungkan format spreadsheet dengan garis waktu.

  • Anda harus menghitung anggaran Anda sebelum melakukan hal lain

Membuat anggaran sesegera mungkin akan membantu Anda menghindari pengeluaran berlebihan selama tahap awal proyek Anda. Untuk menyelesaikan penilaian anggaran, pertimbangkan biaya personel, uang, dan persediaan atau produk teknis apa pun yang mungkin Anda butuhkan.

Ingatlah bahwa ini akan menjadi perkiraan, jadi jangan khawatir jika tidak sama persis nantinya. Anda telah menutupi periode waktu dan biaya yang diproyeksikan dalam dua langkah pertama; sekarang saatnya mempertimbangkan apa yang bisa salah dalam mengerjakan proyek.

  • Manajemen resiko

Manajemen risiko akan membantu Anda melihat adanya peluang kesalahan yang mungkin terjadi. Dan pendekatan manajemen resiko ini membantu Anda bereaksi dengan cepat terhadap setiap kemunduran yang dapat Anda temukan di sepanjang jalan. Karena Anda tidak dapat memantau apa pun, bahkan manajer proyek yang paling berpengalaman pun tidak dapat menjamin bahwa setiap proyek akan berjalan dengan lancar.

Namun sebaliknya, manajer proyek yang berpengalaman memiliki strategi manajemen risiko yang terdefinisi dengan baik untuk mengatasi masalah apa pun.

  • Merencanakan strategi komunikasi

Selain rencana manajemen risiko, sangat penting untuk menyelesaikan proyek dengan sukses dengan merencanakan strategi komunikasi. Keberhasilan atau kegagalan grup ditentukan oleh kualitas komunikasi di antara para anggotanya, dan ini terutama berlaku ketika grup bekerja menuju tujuan yang sama dan terdefinisi dengan baik.

  • Membagi tugas dengan anggota tim dalam proyek kerja

Ketika semua telah dikerjakan, langkah selanjutnya dalam proses perencanaan adalah menentukan siapa yang akan melakukan apa. Tetapkan tugas berdasarkan kemampuan dan pengalaman, yang seharusnya tidak terlalu sulit jika Anda telah membentuk tim yang cakap. Pastikan semua orang memahami apa yang mereka lakukan sebelum melanjutkan ke proses implementasi.

3. Tahap Eksekusi

Pada tahap ini, Anda telah menguraikan tujuan rencana proyek Anda dan membuat roadmap kegiatan dan proses individual yang, ketika selesai, akan menghasilkan pencapaian tujuan proyek Anda.

Dan pada tahap eksekusi ini adalah saatnya untuk menerapkan strategi Anda. Seperti yang Anda ketahui, sebagian besar pekerjaan manajemen proyek terjadi selama proses implementasi di tahap eksekusi ini.

Akan tetapi, Anda harus ingat bahwa maju terus dengan mengabaikan hal-hal lainnya secara sembrono bukanlah ide yang cerdas. Ada kalanya Anda pasti ingin memeriksa ulang apakah kemajuan yang Anda buat sejalan dengan tujuan Anda.

Sangat penting untuk tetap berada di jalur yang benar, jadi pastikan proyek tidak melebihi anggaran, melewatkan tenggat waktu (deadline), atau kompromi kualitas untuk menghemat waktu dan uang.

Hal ini adalah tindakan penyeimbangan antara ketiga elemen ini, dan manajer proyek yang sukses memahami kapan harus memprioritaskan satu di atas yang lain untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Jika ada masalah dalam proyek, Anda dapat mengetahuinya secepat mungkin. Saat masalah terdeteksi, Anda perlu memodifikasi beberapa aspek strategi Anda untuk menghindari atau meminimalkan risiko, jika ada kerusakan yang telah terjadi.

Proses eksekusi ini dapat dibagi menjadi lima tahap, mirip dengan tahap persiapan, dengan tambahan satu untuk logistik umum dan pemeliharaan rencana manajemen proyek. 

  • Manajemen tugas melibatkan pemantauan kemajuan tugas individu dan membangun jalur komunikasi sehingga kemajuan ini dapat dilaporkan kembali kepada Anda (sebagai manajer proyek).

Saat bekerja hingga tenggat waktu, semua anggota tim harian dan manajer produk harus mengingat strategi manajemen tugas. Penggunaan papan Kanban adalah cara terbaik untuk mengatur data ini.

Dalam hal tenggat waktu (deadline), penting untuk selalu mengingat evaluasi waktu. Setelah Anda menyusun jadwal dalam proses persiapan, Anda dapat melanjutkan ke tahap eksekusi dengan pemahaman tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Untuk mengoptimalkan efisiensi, proyek harus bergerak secepat mungkin tanpa kehilangan kualitas atau membuang sumber daya yang berharga.

  • Anda juga harus memperhatikan anggaran yang Anda tetapkan

Hal ini tentu sangat penting karena Anda tidak akan dapat menyelesaikan proyek apa pun jika Anda tidak memiliki sumber daya berupa uang di bank. Uang menghilang dengan cepat jika proyeknya besar, jadi cobalah untuk mengendalikan biaya dan hindari dorongan untuk membelanjakan lebih banyak uang Anda. 

Ukur pengeluaran Anda dengan anggaran Anda dan persiapkan untuk kemungkinan jika Anda melebihi anggaran, misalnya, tetapkan batas anggaran sekunder yang tidak akan Anda lampaui. Jika Anda melakukannya dengan benar, bagan Gantt Anda harus melacak pengeluaran Anda.

  • Pastikan pekerjaan diselesaikan dengan tingkat kualitas disepakati

Tidak ada gunanya menghemat uang dan menyelesaikan proyek dengan cepat jika hasilnya buruk; hal seperti inilah yang kami sebut sebagai proyek yang gagal. Tentu saja, Anda harus selalu mengupayakan standar tertinggi, tetapi Anda juga harus menyadari preferensi pemangku kepentingan Anda untuk memastikan tidak ada yang kecewa.

Dengan cara yang sama seperti masalah kualitas, Anda harus memiliki pemahaman umum tentang bagaimana perbaikan proyek akan dilaksanakan. Pastikan bahwa seseorang bertanggung jawab atas perubahan proyek di masa depan, dan jika perubahan itu positif, perubahan itu diterapkan dengan cara yang tidak mengganggu tugas dan tim lainnya dalam melakukan pekerjaan mereka.

  • Pastikan Anda memiliki cukup sumber daya manusian dan peralatan untuk menyelesaikan pekerjaan sebelum Anda mulai.

Jika semuanya berjalan sesuai rencana, tim harus berada pada tempatnya selama proses ekseskusi, dengan semua orang memahami peran mereka dan apa yang diharapkan dari mereka. Aktivitas seperti team building dan alat SDM lainnya akan membantu Anda mempererat hubungan.

Sebagian besar proyek membutuhkan Anda untuk menyewa atau bekerja dengan kontraktor yang dapat membawa sumber daya tambahan ke tempat kejadian karena kecil kemungkinan Anda akan memiliki cukup sumber daya di rumah. Hal ini disebut sebagai pengadaan dalam industri, dan Anda dapat menyiapkan beberapa penguatan sumber daya untuk mengimbangi kekurangan stok.

  • Logistik lain yang perlu diingat selama proses implementasi adalah strategi untuk melacak dan melanjutkan proyek

Cobalah untuk melihat proyek dari kedua sisi dan, jika perlu, kumpulkan elemen-elemen pekerjaan yang tidak memenuhi ekspektasi kinerja.

Anda harus tahu kapan harus melakukan intervensi dan mengarahkan proyek menuju kesuksesan tanpa membuatnya lemas. Melatih terlalu banyak tenaga tanpa alasan bisa sama berbahayanya dengan melatih terlalu sedikit kendali, jadi Anda harus tahu kapan harus campur tangan dan membimbing proyek menuju kesuksesan.

Bagian dari fase pemantauan ini didasarkan pada kemampuan tim Anda untuk melapor kepada Anda, dan kemudian pada kemampuan manajer Anda untuk melaporkan kepada pemangku kepentingan.

4. Tahap Penyelesaian / Penutupan (Closing)

Meskipun proyek Anda sudah mencapai tujuan yang dikehendaki dan berjalan sesuai rencana, Anda tetap perlu melakukan closing. Menutup seluruh proses kerja dalam proyek dengan cara yang tidak mengganggu dan menguntungkan merupakan aspek integral dari manajemen proyek yang sukses.

Dengan mengetahui tanggal akhir proyek, Anda akan dapat secara bertahap menghentikan proyek secara perlahan. Jika Anda telah mengatur kecepatan proyek dengan benar, seharusnya tidak ada tekanan pada menit-menit terakhir untuk menyelesaikannya.

Saat proses penutupan (closing) selesai, Anda harus menyelesaikan semua dokumen proyek yang tersisa dan pekerjaan yang telah Anda selesaikan disetujui oleh siapa pun yang berwenang atau Anda rencanakan. 

Jika ada informasi atau literatur yang perlu dipindahkan ke tim lain, seperti tim yang akan mengelola proyek setelah dibentuk, hal ini perlu dilakukan juga.

Semua inisiatif berusaha untuk memenuhi tujuan tertentu untuk mencapai target akhir, yang biasanya disebut sebagai hasil. Sebelum Anda mulai melakukan tahap closing, buatlah daftar kerja Anda dan pastikan sudah dicentang dan benar-benar sudah diselesaikan.

  • Pertama dan terpenting, setiap orang harus setuju bahwa proyek tersebut sekarang telah selesai. 

Hal ini memerlukan memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proyek, dari mitra penasehat hingga personel di lapangan, menyadari bahwa proyek telah memenuhi tujuannya. Hal ini juga akan memerlukan sejumlah besar persetujuan untuk memastikan bahwa manajer proyek memiliki semua dokumentasi yang sesuai untuk menutup proyek dengan benar. Penting untuk memberikan jejak kertas untuk setiap perjanjian proyek.

  • Pastikan semua dokumen yang ada dalam proyek sudah diperiksa dan sudah beres.

Operasi yang lebih besar, tentu saja, memiliki  manajemen proyek yang berdedikasi untuk fokus dengan hal ini, tetapi jika Anda adalah perusahaan kecil hingga menengah, Anda dapat menjadi perencana manajemen proyek.

  • Menghentikan jasa kontraktor dan karyawan atau freelancer yang sudah menyelesaikan pekerjaannya.

Jika semuanya dikelola sendiri (in-house), Anda harus merilis dan mengalokasikan kembali sumber daya manusia ini untuk proyek besar berikutnya. Jika ada kontraktor, dan beberapa orang pekerja lepas (freelancer) yang bekerja untuk Anda, Anda dapat mengirimkan mereka email pemberitahuan bahwa pekerjaan sudah selesai dan juga beritahu mereka informasi bahwa kapan mereka akan menerima imbalan dan kompensasi atas pekerjaan mereka dalam proyek Anda.

Selain ketiga hal di atas ini, mengadakan acara untuk merayakan kesuksesan proyek dengan anggota tim juga merupakan hal yang baik dilakukan saat tahap penutupan atau closing.

Tips memilih project management

Penutup

Harap diingat bahwa rincian tahapan dari siklus hidup manajemen proyek tidak saklek dan harus monoton begitu saja, jadi Anda mungkin perlu menyesuaikan langkah-langkah jika contoh yang kami berikan tidak sesuai dengan proyek Anda.

Ingatlah bahwa strategi manajemen proyek harus disesuaikan dengan desain proyek; tidak ada satu solusi template yang akan cocok untuk semua, dan memilih apa yang akan disertakan adalah salah satu keterampilan yang harus dikuasai oleh manajer proyek. Selamat bekerja dan semoga sukses!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *